Наши услуги

Что такое первичные документы в бухгалтерии

первичные документыБухгалтерское обслуживание включается в себя учет первичных документов ИП и составление на основе полученных данных отчетной документации. Без наличия «первички» невозможно документально подтвердить расходы и доходы предприятия и, соответственно, правильно рассчитать налоговую базу, свести баланс, предоставить отчет для контрагентов и инвесторов.

 

Первичные документы для ИП

Для индивидуального предпринимателя вести учет первичной документации необходимо по трем причинам:
• для себя, чтобы подстраховаться от неприятностей в виде отказа контрагентов исполнять свои обязательства;
• для предоставления налоговой инспекции в период камеральной проверки;
• для правильного ведения бухгалтерского учета.
Если у фирмы нет штатного экономиста, то они могут заказывать бухгалтерское сопровождение ООО раз в месяц или даже год, предоставляя удаленному работнику всю первичную документацию для составления отчетности. ИП также может сохранять отчетность, чтобы раз в год предоставить в налоговую службу сведения о доходах и расходах.
К «первичке» относятся:
• договор, которые определяет стоимость и содержание услуги, обязательства сторон и подписывается обоими участниками сделки;
• акт приема-передачи, который подписывается после фактического выполнения работ и свидетельствует о завершенности сделки;
• счет – документ, на основании которого производится расчет;
• чек, платежное поручение, расписка, ордер, выписка с банковского счета и любой другой документ, подтверждающий выполнение расчета;
• книга учетов доходов и расходов (КУДИР), куда в порядке хронологии заносятся сведения о стоимости сделок.

Форма первичных учетных документов

Ряд форм, связанных с учетом кассовых операций, хранения материальных активов и выдачей заработной платы, унифицированы Госкомстатом в Постановлении №132 от 25 декабря 1998 года и изменению не подлежат. Единственное, что можно сделать с ними – добавить реквизиты или увеличить количество строк, необходимых для заполнения определенных граф. В этом случае необходимо оформить приказ о внесении в унифицированную форму дополнений. Важно: из документа невозможно удалить графы, можно только добавлять.
Если для какой-то операции не предусмотрена единая форма, то предприятие или частник могут самостоятельно разработать и утвердить бланк. Чтобы такой документ был признан законным, в нем должны присутствовать все необходимые реквизиты. Порядок утверждения новых форм такой:
• бланк разрабатывается юристом или бухгалтером в электронном виде (можно с использованием специальных онлайн сервисов);
• форма проверяется руководителем на соответствие требованиям Госкомстата;
• незаполненный бланк распечатывается и прикладывается как приложение к учетной политике;
• издается отдельный приказ ИП или ООО, утверждающий приложенную форму в качестве основного первичного документа.
Допускается вести первичную документацию в печатном и электронном виде. В последнем случае «расходник» должен быть подкреплен электронной печатью. Нередко в электронном виде ведется КУДИР, поскольку это быстрее и практичнее. Выводить на печать электронную документацию при подаче сведений в налоговую не нужно – можно отправить их прямо так через специальный сервис электронного документооборота.

Реквизиты учетных документов

Для осуществления грамотного бухгалтерского сопровождения в Москве и иных городах необходимо следить, чтобы на первичной документации содержались все предусмотренные законом реквизиты. Иначе такая бумага будет считаться недействительной. К обязательным графам относятся:
• название и код формы;
• дата заполнения;
• название ООО или ИП;
• вид и содержание операции;
• стоимость операции в денежном или натуральном выражении;
• подпись уполномоченного лица.

Правильное бухгалтерское обслуживание ООО и ИП возможно только при грамотном утверждении неунифицированных учетных форм, их заполнении и дальнейшем хранении.

Кто имеет право подписи

Чтобы документ был признан действительным, на нем должна стоять подпись уполномоченного лица. Как правило, правом первой и второй подписи, которая ставится на всех договорах, актах, «расходниках» и прочей документации, обладают генеральный директор и главный бухгалтер.
Это право подкрепляется специально изданным приказом. В нем же должны быть указаны лица, которые уполномочены подписывать «первичку» при отсутствии директора и бухгалтера (обычно это заместители соответствующих должностей). Право подписи у замов возникает, если начальство находится в отпуске или на больничном, и имеется соответствующий документ (приказ о назначении врио).
Факсимильную подпись использовать можно, но не рекомендуется. Если начальство официально не находится на работе, их факсимиле вообще использовать нельзя.

Как внести исправления

Если в первичной документации были допущены неточности, то их можно исправить следующим образом:
• ошибочные данные перечеркиваются;
• поверх них вносятся правильные сведения;
• ставится подпись уполномоченного лица, внесшего правки, а также его рукой делается запись «Исправлено и согласовано».
При этом в некоторые первичные учетные документы исправления вносить не допускается. Это:
• приходный или расходный кассовый (банковский) ордер;
• чек;
• расписка о взносе наличными.
В случае допущения ошибок в таких формах бланк просто перечеркивается и выбрасывается.

 

Задайте вопрос напрямую нашим юристам
и получите бесплатную консультацию прямо сейчас